Skladové hospodárstvo - evidencia tovaru a služieb

Nakoľko hlavnou náplňou firiem je predaj tovaru a služieb, je dobré mať cenník, na základe ktorého určujete ceny vašich služieb. V prípade veľkého množstva skladových položiek nie je možné si zapamätať všetky ceny preto v TopFaktúre máte možnosť si tento cenník vytvoriť.

 

Nastavenie skladového hospodárstva

V prvom rade je potrebné v nastaveniach spoločnosti v sekcií Skladové hospodárstvo nastaviť aký typ výdaju zo skladu budete používať, na výber máte buď systém FIFO (First In First Out) alebo Vážený aritmetický priemer.

FIFO (First In First Out) - presnejšie: ktorá položka bude na sklad pridaná ako prvá, tá aj zo skladu ako prvá odíde. Prvá obstarávacia cena pri prírastku konkrétnej zásoby sa použije ako prvá cena na ocenenie úbytku tejto zásoby.
Vážený aritmetický priemer - sa počíta z obstarávacích cien alebo z vlastných nákladov. Môžeme ho vypočítať ako podiel hodnoty zásob na sklade v € a celkového stavu zásob na sklade v jednotkách množstva k ľubovoľné zvolenému dátumu v mesiaci. Čas od posledného výpočtu nesmie presahovať mesačné obdobie.

 

Ako pridám novú skladovú položku

Na pridanie skladovej položky máte 2 možnosti a to buď štandardne cez zelené tlačidlo Pridať položku alebo importom prijatých dodacích listov v sekcii Import.

 

Metóda 1: pridanie cez zelené tlačidlo

V menu sekcii Skladové hospodárstvo zvolíte Skladové položky a následne Pridať položku. Formulár obsahuje niekoľko hodnôt, ktoré sú pre správne fungovanie povinné, sú to:

• názov skladovej položky
• dátum pridania položky na sklad (predvolený je aktuálny dátum)
• prijaté množstvo
• merná jednotka (predvolená hodnota je kus)
• typ položky (označuje či sa jedná o službu alebo konkrétnu kategóriu tovaru)
• sklad, na ktorý bude tovar pridaný
• nákupná cena (cena, za ktorú ste tovar získali od vášho dodávateľa)
• presnejší popis skladovej položky

Formulár ďalej obsahuje hodnoty, ktoré síce nie sú povinné avšak v prípade ak chcete plnohodnotne využívať sklad je dobré k položkám pridať čo najviac informácií. Medzi ďalšie hodnoty patri:

• katalógové číslo (označuje unikátne číslo skladovej položky)
• predajná cenu (cena, ktorá sa bude dopĺňať do vytváraných dokumentov)
• pozícia v sklade (presnejšie určenie miesta položky, napríklad: rada: E, miesto: 424)
• dodávateľ (položka môže byť vaším produktom alebo zadáte informácie o dodávateľovi, od ktorého ste tovar získali)
• obsah zápisu (dodatočná poznámka do skladovej karty)

Formulár vo svojom prvom riadku obsahuje aj hodnotu s názvom: Ponúkať túto položku iba ako službu. Túto hodnotu zvolíte v prípade ak položku ponúkate ako službu, napríklad búracie práce. Niektoré hodnoty vo formulári sa potom automaticky nastavia a nebude možné ich zmeniť.

 

Prečo je dobre vypĺňať čo najviac hodnôt

Ako sme už spomínali, niektoré polia síce nie sú povinné ale napriek tomu je dobré ich vyplniť. Ak vyplníte katalógové číslo tak môžete neskôr medzi položkami jednoduchšie vyhľadávať a taktiež pri vytváraní dokumentu, napríklad vytváraní novej faktúry, stačí na faktúre do políčka Produkt zadať toto katalógové číslo a ihneď sa vám zobrazí daná položka s informáciou aké aktuálne množstvo máte na sklade.

V prípade vyplnenia dodávateľa ide o správne vytváranie skladových príjemok ku ktorým sa dostaneme v ďalšej časti článku.

Pozícia v sklade a Obsah zápisu sú menej podstatné informácie avšak vyplnenie týchto hodnôt záleží už na konkrétnej spoločnosti.

 

Práca s položkami pri vytváraní faktúr

Keď už budete mať svoje položky pridané na sklad je načase začať s predajom :-) Pri vytváraní novej faktúry stačí do poľa produkt začať písať názov skladovej položky alebo jej katalógové číslo. Následne sa zobrazí zoznam všetkých položiek, ktoré spĺňajú vyhľadávané kritéria. Po zvolení konkrétnej položky ešte zadáte množstvo, ktoré budete predávať. V prípade ak by niektorá položka na faktúre obsahovala množstvo väčšie ako je na sklade tak faktúru nebude možné vytvoriť. V opačnom prípade sa faktúra vytvorí, na sklade sa od daných položiek odpočíta fakturované množstvo, pridá sa záznam na skladovú kartu a vytvoria sa skladové výdajky. 

Položky zo skladu je možné predvypĺňať pri všetkých dokumentoch a aj v prípade ak skladové hospodárstvo nepoužívate, nebude sa ale meniť množstvo na sklade, nebudú vznikať záznamy v skladovej karte a taktiež sa nebudú vytvárať skladové výdajky.

 

Skladová karta

Každá položka na sklade (platí pre položky, ktoré nie sú ponúkané ako služby) má svoju skladovú kartu. Skladová karta obsahuje všetky záznamy o prijatom a vydanom množstve. Okrem toho pri každom zázname nájdete aj zásobu v danom čase v eurách a aj v mernej jednotke položky, prípadne obsah zápisu. 

 

Rôzne nákupné ceny skladovej položky

Ku každej položke, pokiaľ sa nejedná o službu, máte možnosť pridať množstvo v inej nákupnej cene a to samozrejme neobmedzene. S jednotlivými množstvami máte následne možnosť manipulovať a to konkrétne:

• možnosť pridať množstvo k danej nákupnej cene
• možnosť odobrať množstvo od danej nákupnej ceny
• možnosť presunúť požadované množstvo na iný sklad (v tomto prípade vznikne skladová prevodka)

 

Kde si pridáte typy položiek a sklady?

Pre presnejšie rozdelenie skladových položiek je dobré si pri pridávaní novej položky na sklad zadať aj jej typ pod akú kategóriu tovar spadá. Zoznam typov položiek nájdete na stránke Skladové položky pod tlačidlom Typy položiek. Tu máte možnosť pridávať nové kategórie alebo naopak odstrániť už nepoužívané.

Hneď vedľa sa nachádza zoznam skladov, ktorý si môžete rovnako rozširovať podľa potreby. Naviac máte možnosť jednotlivým skladom upraviť adresu. Sklad nemožno odstrániť v prípade ak obsahuje položky.

 

Skladové príjemky, výdajky a prevodky

Ako sme už spomínali v časti skladová karta, pri každom príjme alebo výdaji zo skladu vzniká záznam do skladovej karty. Každý takýto záznam v skladovej karte sa rovná jednej skladovej príjemke alebo výdajke. Tieto dokumenty nájdete v časti Skladová karta -> história skladovej položky. V zozname navyše nájdete aj skladové prevodky, ktoré nie sú v skladovej karte.

 

Export skladových položiek a skladovej karty

Všetky skladové položky máte možnosť exportovať vo formáte XLSX alebo PDF. Formát XLSX je obšírnejší, zato PDF formát je zasa prehľadnejší a je vhodný ako cenník. 

Rovnaké možnosti exportu má aj skladová karta, a teda formát XLSX alebo PDF.

 

Metóda 2: Import prijatých dodacích listov

Túto možnosť využijete v prípade ak máte dodacie listy od vášho dodávateľa. V časti Import -> dodacie listy zvolíte možnosť Importovať. Je možné importovať súbory vo formátoch XLS, XLSX alebo CSV. 

Postup správneho importu je nasledovný:

1. vyberiete súbor, ktorý chcete importovať
2. zadáte číslo riadku, na ktorom položky začínajú (prvý riadok štandardne obsahuje názvy stĺpcov)
3. nastavíte, aké hodnoty obsahujú jednotlivé stĺpce
4. zvolíte možnosť: Pridať položky na sklad
5. vyberiete, na ktorý sklad sa majú položky pridať
6. zadáte navýšenie predajnej ceny oproti nákupnej v percentách (napríklad: položku ste nakúpili za 1,00 € ale chcete ju predávať za 1,39 € tak zadáte hodnotu 39)
7. zadáte dodávateľa

Formulár obsahuje ešte niekoľko možných nastavení, ktoré zvolíte na základe hodnôt importovaného súboru. Položky z importovaného dodacieho listu sa následne budú zobrazovať medzi skladovými položkami.

  Zdieľať tento článok na facebooku